Podmiotem zwolnionym od obowiązku uiszczania opłat sądowych jest Skarb Państwa. Poza tym w art. 95 oraz art. 96 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych [dalej: KSCU] znajduje się wiele zwolnień o charakterze przedmiotowym i podmiotowym.

Niezależnie od powyższego ustawodawca przewidział możliwość zwolnienia od kosztów sądowych mocą orzeczenia sądu lub referendarza wydawanego na wniosek. Procedura zainicjowania takiego postępowania i rozpoznania wniosku kształtuje się w następujący sposób:

1. złożenie wniosku o zwolnienie na piśmie lub ustnie do protokołu w sądzie, w którym sprawa ma być wytoczona lub już się toczy. W razie złożenia wniosku ustnie do protokołu, oświadczenie o stanie majątkowym, rodzinnym i dochodach, o którym mowa w art. 102 ust. 2 KSCU, może być złożone także do protokołu. Jeżeli jednak osoba fizyczna nie ma miejsca zamieszkania w siedzibie sądu właściwego, może złożyć wniosek o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych w sądzie rejonowym, właściwym ze względu na miejsce swego zamieszkania. Sąd przesyła niezwłocznie ten wniosek właściwemu sądowi;
2. zwolnienia od kosztów sądowych może się domagać osoba fizyczna, jeżeli złoży oświadczenie, z którego wynika, że nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku dla utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny lub ich poniesienie narazi ją na taki uszczerbek;
3. do wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych powinno być dołączone oświadczenie obejmujące szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania osoby ubiegającej się o zwolnienie od kosztów. Oświadczenie sporządza się według ustalonego wzoru. Jeżeli oświadczenie nie zostało złożone albo nie zawiera wszystkich wymaganych danych, sąd (przewodniczący) wzywa stronę, pod rygorem zwrócenia pisma, do poprawienia, uzupełnienia go w terminie tygodniowym. Nie ma konieczności korzystania z wzorca w tym zakresie, konieczne jest jednak, aby składane oświadczenie zawierało wszelkie jego elementy;
4. sąd może odebrać od osoby ubiegającej się o zwolnienie od kosztów sądowych przyrzeczenie;
5. sąd może zarządzić stosowne dochodzenie, jeżeli na podstawie okoliczności sprawy lub oświadczeń strony przeciwnej powziął wątpliwości co do rzeczywistego stanu majątkowego strony domagającej się zwolnienia od kosztów sądowych lub z niego korzystającej;
6. sąd odmawia zwolnienia od kosztów sądowych stronie w razie oczywistej bezzasadności dochodzonego roszczenia lub obrony praw;
7. na postanowienie sądu w tym zakresie służy zażalenie, na orzeczenie referendarza zaś skarga.

Strona zwolniona w całości od kosztów nie uiszcza opłat sądowych i nie ponosi wydatków, które obciążają tymczasowo Skarb Państwa. Sąd ma także możliwość częściowego zwolnienia od kosztów. Z dobrodziejstwa zwolnienia od kosztów może skorzystać także osoba prawna lub jednostka organizacyjna, niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, jeżeli wykazała, że nie ma dostatecznych środków na ich uiszczenie.

Należy mieć na uwadze, że w razie oddalenia wniosku o zwolnienie, kolejny wniosek oparty na tych samych okolicznościach jest niedopuszczalny. Jego złożenie skutkować będzie odrzuceniem wniosku, na co nie przysługuje zażalenie. Zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia strony od obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi. Dojście przez sąd do przekonania, że okoliczności, na podstawie których przyznano zwolnienie, nie istniały lub przestały istnieć skutkują cofnięciem zwolnienia, koniecznością uiszczenia wszystkich przepisanych opłat i wydatków (w tym drugim przypadku sąd może obciążyć stronę kosztami częściowo) oraz nałożeniem grzywny na taką osobę. Dodatkowo, zgodnie z treścią art. 111 ust. 1 KSCU, stronę, która uzyskała zwolnienie od kosztów sądowych na podstawie świadomego podania nieprawdziwych okoliczności, sąd – cofając zwolnienie – skazuje na grzywnę w wysokości do 1000 złotych. Niezależnie od obowiązku uiszczenia grzywny, strona powinna uiścić wszystkie przepisane opłaty i pokryć obciążające ją wydatki. Osobę, która ponownie złożyła wniosek na podstawie świadomego podania nieprawdziwych okoliczności, sąd – odrzucając wniosek – skazuje na grzywnę w wysokości do 2000 złotych.